Es importante hacer un breve repaso de estructura de nuestras empresas para detectar puntos vulnerables ante situaciones y casos de corrupción en la misma. Por ello Transxtar de la mano con BASC, ilustran este flyer informativo con el fin de prevenir dichos casos de corrupción en sus empresas.
Código: AC-001
Revisado por: Sub gerente y directora Comercial
Valido desde: 05/06/2023
Aprobado por: Gerente
Versión: 1
OBJETO
Definir los términos y condiciones bajo los cuales las partes se comprometen a dar cumplimiento a requisitos mínimos de seguridad con el fin de mantener relaciones comerciales seguras y libres de actividades ilícitas como está planteado en la política integrada de la organización y de acuerdo a lo que establece nuestra gestión de riesgos. Por tal motivo el cliente aprueba el presente acuerdo:
1. CONFIABILIDAD EN LA PRESTACION DEL SERVICIO
El Asociado de Negocio debe desarrollar procesos y políticas que aseguren idoneidad, competencia e integridad en el momento de la Prestación del Servicio.
2. COMPROMISOS GENERADORES DE CARGA
3. CONFIDENCIALIDAD DE LA INFORMACIÓN
El Asociado de Negocio se compromete a manejar con completa confidencialidad toda la información suministrada por TRANSXTAR S.A.S. para la prestación del servicio. Así mismo TRANSXTAR S.A.S., se compromete a proteger la información del Asociado de Negocio la cual fue suministrada al inicio de las relaciones comerciales: Cámara de Comercio, RUT, Copia del documento de identidad del representante legal, estados financieros, certificaciones comerciales y bancarias y cualquier otra información que esté vinculada con el asociado de negocio. El Asociado de Negocio y TRANSXTAR S.A.S. también se comprometen a disponer mecanismos para mantener bajo estricta confidencialidad la información y evitar el acceso a personal no autorizado contando con tecnologías para la protección de la información, los documentos, y Las organizaciones se comprometen a asegurar que las medidas tomadas para salvaguardar la confidencialidad de los sistemas de información, de la documentación y de los sistemas utilizados en sus diferentes operaciones comerciales han sido utilizadas de la manera correcta.
4. CUMPLIMIENTO DE REQUISITOS LEGALES
El Asociado de negocio se compromete a cumplir todos y cada uno de los requisitos legales relacionados con la prestación del servicio de acuerdo a la normatividad vigente y en caso de requerirse suministrar a TRANSXTAR S.A.S., los soportes de su cumplimiento.
5. COMUNICACIÓN
El Asociado de negocio debe mantener una comunicación continua y oportuna de las novedades que puedan presentarse durante la prestación del servicio con relación a eventos críticos reales o potenciales. El Asociado de negocio deberá informar a TRANSXTAR S.A.S., acerca de todas las medidas para optimizar los procesos, que se puedan ajustar a las necesidades de la empresa.
6. MODIFICACION O TERMINACION
Este acuerdo regirá durante el tiempo que duren las relaciones comerciales y solo podrá ser modificado o darse por terminado con el consentimiento expreso por escrito de ambas partes.
7. TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
Igualmente autorizo que se consulte, reporte, suministre, solicite o divulgue a las bases de datos y centrales de riesgo la información referente a mi comportamiento comercial.
8. DECLARACIÓN ORIGEN DE FONDOS
Declaro bajo juramento que los recursos económicos utilizados para el buen desarrollo de la actividad comercial, no provienen en ningún caso de actividades ilícitas y no tienen ninguna relación comercial con terceros, que se dediquen a conductas contempladas en el Código Penal Colombiano o en cualquier otra norma legal que lo modifique o derogue. Igualmente autorizo que se consulte, reporte, suministre, solicite o divulgue a las bases de datos y centrales de riesgo la información referente a mi comportamiento comercial.
10. VALIDEZ Y PERFECCIONAMIENTO
Este acuerdo requiere para su validez la aceptación de las partes. Para constancia, y en señal de aprobación, se acepta digitalmente el presente documento por las partes que en él han intervenido.
Código: AC-003
Revisado por: Directora financiera
Valido desde: 19/09/2022
Aprobado por: Gerente
Versión: 1
OBJETO
Definir los términos y condiciones bajo los cuales las partes se comprometen a dar cumplimiento a requisitos mínimos de seguridad con el fin de mantener relaciones comerciales segura y libres de actividades ilícitas como está planteado en la política integrada de la organización y de acuerdo a lo que establece nuestra gestión de riesgos. Por tal motivo el proveedor aprueba el presente acuerdo:
1. CONFIABILIDAD EN LA PRESTACION DEL SERVICIO
El Asociado de Negocio debe desarrollar procesos y políticas que aseguren idoneidad, competencia e integridad en el momento de la Prestación del Servicio.
2. CONFIDENCIALIDAD DE LA INFORMACIÓN
El Asociado de Negocio se compromete a manejar con completa confidencialidad toda la información suministrada por TRANSXTAR S.A.S. para la prestación del servicio. Asimismo TRANSXTAR S.A.S., se compromete a proteger la información del Asociado de Negocio la cual fue suministrada al inicio de las relaciones comerciales: Cámara de Comercio, RUT, Copia del documento de identidad del representante legal, estados financieros, certificaciones comerciales y bancarias y cualquier otra información que esté vinculada con el asociado de negocio. El Asociado de Negocio y TRANSXTAR S.A.S. también se comprometen a disponer mecanismos para mantener bajo estricta confidencialidad la información y Evitar el acceso a personal no autorizado contando con tecnologías para la protección de la información, los documentos, y sistemas de la empresa. Las organizaciones se comprometen a asegurar que las medidas tomadas para salvaguardar la confidencialidad de los sistemas de información, de la documentación y de los sistemas utilizados en sus diferentes operaciones comerciales han sido utilizadas de la manera correcta.
3. CUMPLIMIENTO DE REQUISITOS LEGALES
El Asociado de negocio se compromete a cumplir todos y cada uno de los requisitos legales relacionados con la prestación del servicio de acuerdo a la normatividad vigente y en caso de requerirse suministrar a TRANSXTAR S.A.S., los soportes de su cumplimiento.
4. COMUNICACIÓN
El Asociado de negocio debe mantener una comunicación continua y oportuna de las novedades que puedan presentarse durante la prestación del servicio con relación a eventos críticos reales o potenciales. El Asociado de negocio deberá informar a TRANSXTAR S.A.S., acerca de todas las medidas para optimizar los procesos, que se puedan ajustar a las necesidades de la empresa.
5. CONTROL DE LA INFRAESTRUCTURA Y SEGURIDAD FÍSICA
El asociado de negocio cuenta con controles de acceso a las instalaciones para visitantes y empleados con el fin de controlar el ingreso de personal no autorizado a su vez proteger los bienes de la empresa. Se deben incluir medidas de vigilancia y controles dentro y fuera de la empresa.
7. MODIFICACION O TERMINACION
Este acuerdo regirá durante el tiempo que duren las relaciones comerciales y solo podrá ser modificado o darse por terminado con el consentimiento expreso por escrito de ambas partes.
8. TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
Igualmente autorizo que se consulte, reporte, suministre, solicite o divulgue a las bases de datos y centrales de riesgo la información referente a mi comportamiento comercial.
9. VALIDEZ Y PERFECCIONAMIENTO
Este acuerdo requiere para su validez la aceptación de las partes. Para constancia, y en señal de aprobación, se acepta digitalmente el presente documento por las partes que en él han intervenido.
CÓDIGO: FO-020-V3
FECHA: 12/09/2022
Entre los suscritos, a saber, WILLIAM AMADO, mayor de edad, vecino de Bogotá D.C., Colombia, identificado con la cedula de ciudadanía No. 79.754.130, obrando en el presente acto en su calidad de Representante Legal y por lo tanto como representante legal de TRANSXTAR S.A.S, con domicilio principal en Funza, Cundinamarca, quien en adelante se denominará “LA EMPRESA” y por la otra parte, el aceptador de este acuerdo, quien en adelante se llamará “asociado de Negocio”.
Dentro de la ejecución de la labor adelantada por el Asociado de Negocio, este obtendrá cierta información confidencial relacionada con las actividades de TRANSXTAR S.A.S., y por tanto se hace necesario proteger la mencionada información confidencial, para lo cual, se suscribirá este acuerdo de Confidencialidad sujeto a las siguientes cláusulas:
PRIMERA: DEFINICIÓN. Para los efectos del presente acuerdo, se entiende que es “Información Confidencial”, lo siguiente:
La “Información Confidencial” puede ser todos los documentos, información técnica, financiera, comercial, de negocios, de mercadeo, estratégica, idea, concepto, knowhow o cualquiera otra relacionada con las operaciones de LA EMPRESA, así como descripciones, dibujos, diseños, esquemas, procesos, fotografías, videos, Equipos, Know how, procesos, modelos, invenciones, especificaciones, Información financiera, información de Cliente o Proveedor, requerimientos funcionales e informáticos, información de empleados, contratos con terceros, registros (en medio físico o magnético) o cualquier otro tipo de información técnica y no técnica que LA EMPRESA entregue al Asociado de Negocio para efectos de realizar los trabajos que se le hayan solicitado. El término Información Confidencial, incluye también sin limitación toda información relacionada con productos de hardware o software y/o información no tangible relativa a LA EMPRESA.
SEGUNDA: NO DIVULGACION: El Asociado de Negocio se obliga a no divulgar ni revelar en forma alguna la Información que le haya entregado LA EMPRESA, para efectos de la realización de un trabajo específico. El asociado de Negocio deberá mantener en reserva y no divulgar ni utilizar en provecho propio o de terceros y para fines distintos a los solicitados por LA EMPRESA, prohibiéndose la divulgación inclusive para fines académicos. Deberá mantener en reserva y no divulgar información protegida por derechos de autor o por secreto industrial de acuerdo con la normatividad vigente y que haga parte de la información del Cliente o Proveedor. El Asociado de Negocio no realizará ingeniería inversa o descompilará ninguna Información Confidencial que le haya entregado LA EMPRESA. El uso de recursos documentales es estrictamente limitado al cumplimiento del objeto contractual encomendado, exceder este límite de cualquier forma está estrictamente prohibido. Cualquier información que LA EMPRESA proporcione solo podrá ser utilizada como un medio para poder cumplir con el objeto contractual y esta sólo deberá ser proporcionada a aquellos miembros de su organización que hayan sido enterados de la estricta naturaleza confidencial de esta información y quienes necesitan conocer esta información como parte del cumplimiento de sus compromisos.
TERCERA: DURACION. Las Partes acuerdan que la confidencialidad y los compromisos del no-uso establecidos en este acuerdo terminarán en cinco (5) años a partir de la fecha en que este acuerdo tenga efecto. El asociado de Negocio reconoce que, de no cumplir con esta obligación, causará daños y perjuicios LA EMPRESA.
CUARTA: NO OBLIGATORIEDAD. El presente Acuerdo no obliga a LA EMPRESA a adquirir los productos o a contratar los servicios ofrecidos por el Asociado de Negocio, ni a llevar a cabo de manera conjunta ningún tipo de proyecto. Cualquier cita de nuestro nombre, en cualquier documento común de negocios, o en ocasiones especiales como publicidad o en presentaciones, que el Asociado de Negocio requiera planear, estará sometida a nuestro consentimiento previo, explícito y escrito basado en su solicitud detallada y oficial.
QUINTA: EXCLUSIONES. El presente Acuerdo de Confidencialidad no se aplica en los siguientes casos: Cuando la Información Confidencial haya pasado a ser de dominio público por razones diferentes al incumplimiento del Asociado de Negocio, o cuando exista mandato de autoridad competente que obligue al Asociado de Negocio a entregar o divulgar Información Confidencial; caso en el cual el Asociado de Negocio dará aviso previo e inmediato al Cliente o Proveedor.
SEXTA: CESION. El presente Acuerdo no puede ser cedido por una de las partes, sin autorización expresa y escrita de la otra. SÉPTIMA. El presente Acuerdo se regirá por la ley colombiana y las partes se obligan a dar cumplimiento estricto y oportuno a todas las disposiciones contenidas en el ordenamiento jurídico y aplicable al presente Acuerdo.
SEPTIMA: SANCION. En el evento en que el Asociado de Negocio incumpla cualquiera de las obligaciones previstas en el presente Acuerdo, se hará acreedor a una sanción penal pecuniaria por la suma correspondiente a 20 SLMMV. El pago de la multa por parte del Asociado de negocio no será suficiente para cubrir los perjuicios que resulten de la violación del presente Acuerdo, por lo que el Cliente o Proveedor podrá perseguir la indemnización de perjuicios y ejercer cualquier medio legal para evitar que se sigan ocasionando perjuicios como consecuencia de la violación.
OCTAVA: ACEPTACION. Las partes manifiestan que han leído este Acuerdo y han entendido y aceptado los términos, condiciones y estipulaciones contenidos en el mismo, para proteger la Información Confidencial indicada. No se considerará válida ninguna declaración o escrito realizado por cualquiera de las partes, sus funcionarios o empleados que sean contrarias a las disposiciones de este Acuerdo.
En constancia, este documento es aceptado digitalmente.
AVISO DE PRIVACIDAD TRATAMIENTO DATOS PERSONALES
1. IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE
Razón social: TRANSXTAR S.A.S
Dirección: CELTA TRADE PARK 149A
Correo electrónico: info@transxtar.co
Teléfonos: 8237665
2. TRATAMIENTO Y FINALIDAD
La información personal de los Titulares que es tratada tiene las siguientes finalidades:
3. DERECHOS DE LOS TITULARES
De conformidad con lo establecido en la normatividad legal vigente en materia de protección de datos personales, el titular de los datos personales tiene los siguientes derechos:
4. CONSULTAS A LAS POLÍTICAS DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
Las políticas de tratamiento de datos personales pueden consultarse en: http:// www. transxtar.co
POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE INFORMACIÓN PERSONAL
La política de tratamiento de información personal está dando cumplimiento a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 “Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales” y decreto reglamentario 1377 de 2013 o cualquier otra norma que reglamente, adicione, ejecute, complemente, modifique, suprima o derogue a la Ley 1581 de 2012.
APLICACIÓN
Esta política será aplicable a los datos personales susceptibles de tratamiento, registrados en nuestra base de datos a causa de su relación con TRANSXTAR S.A.S en condición de clientes, proveedores, aliados, contratistas y trabajadores.
DEFINICIONES
A) AUTORIZACIÓN: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.
B) BASE DE DATOS: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.
C) DATO PERSONAL: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
D) ENCARGADO DEL TRATAMIENTO: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del Tratamiento.
E) RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.
F) TITULAR: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
G) TRATAMIENTO: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales.
TRATAMIENTO
Los datos personales son recolectados, almacenados, organizados, usados, analizados, circulados, consultados, transmitidos, transferidos, actualizados, rectificados, suprimidos, eliminados cruzados con información propia y/o de terceros autorizados y en general gestionados de acuerdo a la finalidad o
finalidades que tenga cada tratamiento.
TRATAMIENTO DE DATOS SENSIBLES
El tratamiento de datos considerados sensibles, su manejo se realizará de conformidad con lo establecido en el artículo 6º de la Ley 1581 de 2012, el cual establece textualmente lo siguiente:
“Artículo 6°. Tratamiento de datos sensibles. Se prohíbe el Tratamiento de datos sensibles, excepto cuando:
a) El Titular haya dado su autorización explícita a dicho Tratamiento, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización.
b) El Tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización.
c) El Tratamiento sea efectuado en el curso de las actividades legítimas y con las debidas garantías por parte de una fundación, ONG, asociación o cualquier otro organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical, siempre que se refieran exclusivamente a sus miembros o a las personas que mantengan contactos regulares por razón de su finalidad. En estos eventos, los datos no se podrán suministrar a terceros sin la autorización del Titular.
d) El Tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.
e) El Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán:
Adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los Titulares.”
FINALIDADES
La información personal de los Titulares que es tratada tiene las siguientes finalidades:
DERECHOS DE LOS TITULARES
De conformidad con lo establecido en la normatividad legal vigente en materia de protección de datos personales, el titular de los datos personales tiene los siguientes derechos:
OBLIGACIONES DE TRANSXTAR SAS
PROCEDIMIENTOS PARA CONSULTAS Y RECLAMOS
Para que los titulares de la información, puedan realizar peticiones, consultas, reclamos, conocer, actualizar, rectificar, suprimir información y revocar la autorización concedida o solicitar prueba de la misma y en general ejercer sus derechos, TRANSXTAR S.A.S en cabeza del área administrativa ha dispuesto los siguientes medios:
El Titular deberá indicar su nombre completo y número de identificación, y dirección física o correo electrónico a donde se le enviará la respuesta.
Todos los reclamos serán atendidos en un término máximo de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. De no ser posible atender el reclamo en el término
indicado, se le informarán los motivos al interesado y se indicará la fecha en que se dará respuesta. En todo caso, la nueva fecha no puede ser superior a ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del término de quince (15) días.
Antes de dar trámite a cualquier reclamo, se verificará la identificación del reclamante, quien debe ser el titular, su causahabiente o su representante. Si el reclamante no es ninguna de las personas indicadas anteriormente, no se tramitará el reclamo.
Un reclamo completo debe contener, por lo menos:
Si se presenta una reclamación, pero la misma ésta incompleta, es decir, si le hacen falta elementos esenciales para darle el debido trámite, dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción del reclamo se pedirá al interesado que corrija la reclamación. Si transcurridos dos (2) meses sin que el reclamante corrija la reclamación, se entenderá que ha desistido de la misma.
Cuando se solicite la supresión de datos, esta no podrá realizarse cuando:
Cuando se solicite la revocatoria de la autorización, es preciso que el interesado informe con precisión si la revocatoria es total o parcial. La revocatoria de la autorización es parcial cuando el interesado manifiesta que desea revocar el Tratamiento de sus datos personales para ciertas finalidades específicas. La revocatoria de la autorización será total cuando se solicita que se detenga el
Tratamiento de datos personales para todas las finalidades autorizadas.
QUEJAS ANTE LA SUPERINTENDENCIA DE INDUSTRIA Y COMERCIO
El Titular o causahabiente sólo podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo dispuesto en la presente política.
CAMBIOS DE LA POLÍTICA
TRANSXTAR S.A.S se reserva el derecho de efectuar modificaciones o actualizaciones al presente documento, en aras de cumplir nuevas actualizaciones de carácter normativo, de políticas internas o nuevos requerimientos para la prestación de los servicios.
Estas modificaciones serán informadas a través de uno de los siguientes medios: Anuncios visibles en las oficinas TRANSXTAR S.A.S., en la página web, vía correo electrónico a la dirección que repose en la base de datos o a través de los diferentes mecanismos de comunicación con los que se cuenta.
REQUERIMIENTOS DE LAS AUTORIDADES
Como miembro activo del frente de seguridad empresarial y siendo coherentes con nuestra política de seguridad, TRANSXTAR S.A.S cooperará con las autoridades para garantizar el cumplimiento de las leyes, por lo tanto los titulares autorizan expresamente a TRANSXTAR S.A.S a suministrar cualquier información personal sobre ellos, con la finalidad de dar cumplimiento a cualquier requerimiento de autoridad competente, en relación con cualquier investigación de un ilícito, o actividad que sea ilegal.
VIGENCIA
La presente Política entrará en vigencia a partir del 27 de julio de 2013.
La información en nuestras bases de datos tendrá una vigencia igual al periodo en que se mantenga la finalidad o finalidades del tratamiento, o el periodo de vigencia que señale una causa legal, contractual o jurisprudencial de manera específica.
Con la Aceptación de este documento manifiesto que he sido informado por TRANSXTAR S.A.S. (en adelante la “EMPRESA”) de:
Teniendo en cuenta lo anterior, autorizo de manera voluntaria, previa, explícita, informada e inequívoca a las Compañías para tratar mis datos personales de acuerdo con la Política de Tratamiento de Datos Personales de la Empresa y para los fines relacionados con su objeto social y en especial para fines legales, contractuales, comerciales descritos en la Política de Tratamiento de Datos Personales de la Empresa.
La información obtenida para el Tratamiento de mis datos personales la he suministrado de forma voluntaria y es verídica.
1. IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE
Razón social: TRANSXTAR S.A.S
Dirección: CELTA TRADE PARK 149A
Correo electrónico: info@transxtar.co
Teléfonos: 8237665
2. TRATAMIENTO Y FINALIDAD
La información personal de los Titulares que es tratada tiene las siguientes finalidades:
3. DERECHOS DE LOS TITULARES
De conformidad con lo establecido en la normatividad legal vigente en materia de protección de datos personales, el titular de los datos personales tiene los siguientes derechos:
4. CONSULTAS A LAS POLÍTICAS DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
Las políticas de tratamiento de datos personales pueden consultarse en: http:// www. transxtar.co
POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE INFORMACIÓN PERSONAL
La política de tratamiento de información personal está dando cumplimiento a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 “Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales” y decreto reglamentario 1377 de 2013 o cualquier otra norma que reglamente, adicione, ejecute, complemente, modifique, suprima o derogue a la Ley 1581 de 2012.
APLICACIÓN
Esta política será aplicable a los datos personales susceptibles de tratamiento, registrados en nuestra base de datos a causa de su relación con TRANSXTAR S.A.S en condición de clientes, proveedores, aliados, contratistas y trabajadores.
DEFINICIONES
A) AUTORIZACIÓN: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.
B) BASE DE DATOS: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.
C) DATO PERSONAL: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
D) ENCARGADO DEL TRATAMIENTO: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del Tratamiento.
E) RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.
F) TITULAR: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
G) TRATAMIENTO: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales.
TRATAMIENTO
Los datos personales son recolectados, almacenados, organizados, usados, analizados, circulados, consultados, transmitidos, transferidos, actualizados, rectificados, suprimidos, eliminados cruzados con información propia y/o de terceros autorizados y en general gestionados de acuerdo a la finalidad o
finalidades que tenga cada tratamiento.
TRATAMIENTO DE DATOS SENSIBLES
El tratamiento de datos considerados sensibles, su manejo se realizará de conformidad con lo establecido en el artículo 6º de la Ley 1581 de 2012, el cual establece textualmente lo siguiente:
“Artículo 6°. Tratamiento de datos sensibles. Se prohíbe el Tratamiento de datos sensibles, excepto cuando:
a) El Titular haya dado su autorización explícita a dicho Tratamiento, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización.
b) El Tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización.
c) El Tratamiento sea efectuado en el curso de las actividades legítimas y con las debidas garantías por parte de una fundación, ONG, asociación o cualquier otro organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical, siempre que se refieran exclusivamente a sus miembros o a las personas que mantengan contactos regulares por razón de su finalidad. En estos eventos, los datos no se podrán suministrar a terceros sin la autorización del Titular.
d) El Tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.
e) El Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán:
Adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los Titulares.”
FINALIDADES
La información personal de los Titulares que es tratada tiene las siguientes finalidades:
DERECHOS DE LOS TITULARES
De conformidad con lo establecido en la normatividad legal vigente en materia de protección de datos personales, el titular de los datos personales tiene los siguientes derechos:
OBLIGACIONES DE TRANSXTAR SAS
PROCEDIMIENTOS PARA CONSULTAS Y RECLAMOS
Para que los titulares de la información, puedan realizar peticiones, consultas, reclamos, conocer, actualizar, rectificar, suprimir información y revocar la autorización concedida o solicitar prueba de la misma y en general ejercer sus derechos, TRANSXTAR S.A.S en cabeza del área administrativa ha dispuesto los siguientes medios:
El Titular deberá indicar su nombre completo y número de identificación, y dirección física o correo electrónico a donde se le enviará la respuesta.
Todos los reclamos serán atendidos en un término máximo de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. De no ser posible atender el reclamo en el término
indicado, se le informarán los motivos al interesado y se indicará la fecha en que se dará respuesta. En todo caso, la nueva fecha no puede ser superior a ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del término de quince (15) días.
Antes de dar trámite a cualquier reclamo, se verificará la identificación del reclamante, quien debe ser el titular, su causahabiente o su representante. Si el reclamante no es ninguna de las personas indicadas anteriormente, no se tramitará el reclamo.
Un reclamo completo debe contener, por lo menos:
Si se presenta una reclamación, pero la misma ésta incompleta, es decir, si le hacen falta elementos esenciales para darle el debido trámite, dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción del reclamo se pedirá al interesado que corrija la reclamación. Si transcurridos dos (2) meses sin que el reclamante corrija la reclamación, se entenderá que ha desistido de la misma.
Cuando se solicite la supresión de datos, esta no podrá realizarse cuando:
Cuando se solicite la revocatoria de la autorización, es preciso que el interesado informe con precisión si la revocatoria es total o parcial. La revocatoria de la autorización es parcial cuando el interesado manifiesta que desea revocar el Tratamiento de sus datos personales para ciertas finalidades específicas. La revocatoria de la autorización será total cuando se solicita que se detenga el
Tratamiento de datos personales para todas las finalidades autorizadas.
QUEJAS ANTE LA SUPERINTENDENCIA DE INDUSTRIA Y COMERCIO
El Titular o causahabiente sólo podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo dispuesto en la presente política.
CAMBIOS DE LA POLÍTICA
TRANSXTAR S.A.S se reserva el derecho de efectuar modificaciones o actualizaciones al presente documento, en aras de cumplir nuevas actualizaciones de carácter normativo, de políticas internas o nuevos requerimientos para la prestación de los servicios.
Estas modificaciones serán informadas a través de uno de los siguientes medios: Anuncios visibles en las oficinas TRANSXTAR S.A.S., en la página web, vía correo electrónico a la dirección que repose en la base de datos o a través de los diferentes mecanismos de comunicación con los que se cuenta.
REQUERIMIENTOS DE LAS AUTORIDADES
Como miembro activo del frente de seguridad empresarial y siendo coherentes con nuestra política de seguridad, TRANSXTAR S.A.S cooperará con las autoridades para garantizar el cumplimiento de las leyes, por lo tanto los titulares autorizan expresamente a TRANSXTAR S.A.S a suministrar cualquier información personal sobre ellos, con la finalidad de dar cumplimiento a cualquier requerimiento de autoridad competente, en relación con cualquier investigación de un ilícito, o actividad que sea ilegal.
VIGENCIA
La presente Política entrará en vigencia a partir del 27 de julio de 2013.
La información en nuestras bases de datos tendrá una vigencia igual al periodo en que se mantenga la finalidad o finalidades del tratamiento, o el periodo de vigencia que señale una causa legal, contractual o jurisprudencial de manera específica.
Con la Aceptación de este documento manifiesto que he sido informado por TRANSXTAR S.A.S. (en adelante la “EMPRESA”) de:
Teniendo en cuenta lo anterior, autorizo de manera voluntaria, previa, explícita, informada e inequívoca a las Compañías para tratar mis datos personales de acuerdo con la Política de Tratamiento de Datos Personales de la Empresa y para los fines relacionados con su objeto social y en especial para fines legales, contractuales, comerciales descritos en la Política de Tratamiento de Datos Personales de la Empresa.
La información obtenida para el Tratamiento de mis datos personales la he suministrado de forma voluntaria y es verídica.
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